Correo corporativo: qué es y por qué no usar Gmail

El correo corporativo es el correo electrónico con el dominio de tu empresa: info@tunegocio.es en lugar de tunegocio@gmail.com. Sirve para que los clientes sepan que escriben a la empresa y no a una persona, para que el negocio controle las cuentas de sus empleados y para cumplir con la imagen y las obligaciones de una empresa. Un Gmail gratuito es cómodo para empezar, pero no es tuyo, no escala y transmite menos confianza. En INQANET el correo corporativo va incluido en todos los planes de hosting + mantenimiento web, desde 90 €/año con tres cuentas.

En resumen

• Correo corporativo = correo con tu dominio (info@tunegocio.es). Va ligado al dominio y se aloja en el hosting.
• Un Gmail gratuito para la empresa tiene tres problemas: confianza, control de las cuentas y continuidad cuando alguien se va.
• Con INQANET va incluido en el hosting: 3, 10 o 20 cuentas según el plan, y funciona en Gmail, Outlook o el móvil.

Qué es el correo corporativo

El correo corporativo es una cuenta de correo electrónico cuya dirección termina en el dominio de la empresa, como info@tunegocio.es o pedidos@tunegocio.es, y que la empresa gestiona a través de su hosting o de un servicio de correo contratado con ese dominio. La dirección la decides tú, las cuentas las creas tú y, si un empleado se va, la cuenta se queda en la empresa.

Para tenerlo hacen falta dos cosas que probablemente ya tienes o vas a tener con la web: el dominio (tunegocio.es) y un hosting o servicio de correo donde se guarden los mensajes. En nuestros planes de hosting + mantenimiento web el correo va incluido, así que la web y el correo comparten dominio y proveedor, y una sola persona se encarga de que funcionen.

Por qué no usar un Gmail gratuito para la empresa

Que quede claro: Gmail es un buen servicio de correo. El problema no es Gmail, sino usar una cuenta gratuita y personal como correo de una empresa. Estas son las razones que vemos en la práctica:

1. Confianza

Cuando un cliente recibe un presupuesto desde reformasperez1987@gmail.com y otro desde presupuestos@reformasperez.es, la segunda empresa parece más seria, aunque sean igual de buenas. Es injusto, pero es así. Y en algunos sectores (despachos, clínicas, empresas que trabajan con otras empresas) el correo gratuito directamente resta puntos.

2. Control de las cuentas

Con un Gmail gratuito, la cuenta es de quien la creó, con su contraseña y su teléfono de recuperación. Si ese empleado se va, se lleva el acceso, o al menos el negocio depende de que lo entregue. Lo hemos visto en negocios pequeños: el comercial que se marcha y el correo «de la empresa» que sigue en su móvil recibiendo pedidos. Con correo corporativo, la empresa crea y cierra las cuentas, y cambia las contraseñas cuando hace falta.

3. Escalar

Hoy eres uno, mañana sois tres. Con correo corporativo creas pedidos@, facturas@, ana@ y luis@ en minutos, todos con el mismo dominio. Con Gmail gratuito, cada persona tiene su cuenta personal y nadie sabe a cuál escribir.

4. Imagen coherente con la web

Si tu web es tunegocio.es, tu correo debería ser algo@tunegocio.es. Es lo que espera el cliente y lo que recomiendan las buenas prácticas de seguridad: los organismos como INCIBE insisten en que los usuarios comprueben que el dominio del remitente coincide con el de la empresa para detectar suplantaciones. Un correo gratuito hace esa comprobación imposible.

5. Entrega y reputación

Los grandes proveedores de correo, como explica Google en sus requisitos para remitentes, exigen a quien envía correo con dominio propio que tenga configurada la autenticación del dominio (registros SPF, DKIM y DMARC). Con correo corporativo bien configurado, tus mensajes se identifican como legítimos y llegan mejor a la bandeja de entrada. Es trabajo del proveedor de hosting dejarlo bien hecho, y en INQANET lo hacemos en cada dominio.

Correo corporativo frente a Gmail gratuito

Fíjate en la última fila. Tener correo corporativo no significa dejar de usar la aplicación de Gmail o de Outlook que ya conoces. La cuenta info@tunegocio.es se añade a esas aplicaciones y en el móvil, y trabajas igual que ahora. Solo cambia la dirección que ve el cliente.

Lo que exige la ley (y lo que conviene)

La LSSI (Ley 34/2002) obliga a que una empresa con web muestre sus datos de contacto, incluido un correo electrónico. No exige que sea corporativo, pero mostrar un Gmail personal en el aviso legal de la empresa no ayuda. Además, si por ese correo recibes datos de clientes (presupuestos, formularios, pedidos), eres responsable de su tratamiento según el RGPD, como explica la AEPD en su guía para responsables. Tener las cuentas bajo control de la empresa, con contraseñas que puedes cambiar y acceso que puedes retirar, es parte de esa responsabilidad.

Por ejemplo, una clínica que recibe consultas de pacientes en el Gmail personal de la recepcionista tiene un problema el día que la recepcionista cambia de trabajo: los datos de esos pacientes siguen en un correo que la clínica no controla. Con correo corporativo, la cuenta se cierra y los mensajes se quedan en la empresa.

Cómo tener correo corporativo con INQANET

Va incluido en todos los planes de hosting + mantenimiento web, sin coste aparte:

Lo que hacemos nosotros:

1. Creamos las cuentas que necesites (info@, pedidos@, tu nombre@).
2. Configuramos la autenticación del dominio (SPF, DKIM, DMARC) para que tus correos lleguen.
3. Te explicamos cómo añadir la cuenta en Gmail, Outlook o el móvil, o lo hacemos contigo.
4. Si ya tienes correo en otro proveedor, migramos los mensajes sin que pierdas nada.

Y si todavía no tienes web ni dominio, lo montamos todo junto: web desde 490 € en diseño web, dominio gratis el primer año con los planes Profesional y Avanzado y el correo funcionando el día de la entrega. Para cualquier duda, escríbenos.

Preguntas frecuentes

Fuentes y lecturas

• Ayuda de Gmail. Requisitos para remitentes de correo
• BOE. Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información (LSSI)
• INCIBE. Protege tu empresa
• AEPD. Guía para responsables de tratamiento (RGPD)